Gestor de Contraseñas Empresarial

Preámbulo

Estas Condiciones Específicas — Gestor de Contraseñas Empresarial (las “Condiciones Específicas” o “CE”) complementan los Términos Generales de Servicios de Vanguardia Lab (los “TGS”) y regulan las particularidades aplicables al servicio denominado Gestor de Contraseñas Empresarial.

El Proveedor Aplicable del Servicio es Vanguardia Tech Limitada, cédula jurídica 3-102-919406 (“Vanguardia Tech”).

Vanguardia Lab es el nombre comercial bajo el cual se ofrece el Servicio y no constituye una persona jurídica distinta de Vanguardia Tech.

Los términos definidos en los TGS conservarán el mismo significado en estas CE, salvo que aquí se establezca expresamente una definición particular.

El alcance, capacidad, plazo, precio, Puesta en Marcha Express y demás condiciones comerciales u operativas de cada contratación serán los establecidos en el Documento de Contratación correspondiente.

1. Naturaleza y alcance del Servicio

1.1 Servicio administrado

El Gestor de Contraseñas Empresarial (el “Servicio”) es un servicio administrado prestado por Vanguardia Tech que incorpora tecnología de 1Password para la gestión empresarial de credenciales y accesos.

Según el alcance contratado, el Servicio podrá comprender acceso a la tecnología, provisionamiento, configuración, Puesta en Marcha Express, gestión de capacidad, administración del entorno MSP, soporte CTS, asistencia administrativa y escalamiento técnico.

1.2 Tecnología subyacente

1Password constituye la tecnología principal y una Dependencia Externa del Servicio conforme a los TGS.

El acceso a 1Password se proporciona como componente del Servicio administrado y no constituye, por sí solo, una venta independiente de licencias por parte de Vanguardia Tech.

1.3 Relación con 1Password

El Cliente contrata con Vanguardia Tech la prestación del Servicio administrado.

1Password no es parte de la relación contractual mediante la cual Vanguardia Tech presta dicho Servicio ni asume, por efecto de estas CE, las obligaciones propias de Vanguardia Tech frente al Cliente.

Lo anterior no impide que el acceso o utilización de la tecnología de 1Password quede sujeto directamente a los términos, condiciones y restricciones establecidos por su respectivo titular.

2. Tecnología 1Password y términos aplicables

2.1 Derecho de acceso y uso

Durante la vigencia del Servicio, y sujeto al cumplimiento de los Documentos Contractuales, el Cliente y sus Usuarios Autorizados podrán acceder y utilizar la tecnología de 1Password dentro de la capacidad contratada y conforme a los derechos, limitaciones y restricciones aplicables a dicha tecnología.

El acceso no concede al Cliente propiedad sobre el software, marcas, documentación, tecnología ni demás activos de 1Password.

2.2 Términos de 1Password

El acceso y utilización de la tecnología estarán sujetos a los términos de 1Password aplicables al Cliente y a sus Usuarios Autorizados (los “Términos de 1Password”), disponibles actualmente en:

https://1password.com/legal/terms-of-service

así como a otros términos o políticas de 1Password que resulten obligatoriamente aplicables a una funcionalidad o servicio utilizado y que hayan sido incorporados o puestos razonablemente a disposición del Cliente conforme a los TGS.

Los Términos de 1Password se incorporan por referencia exclusivamente respecto de los derechos de acceso, utilización, restricciones y demás condiciones propias de la tecnología de 1Password.

2.3 Aceptación previa

La aceptación de los Términos de 1Password por el Cliente, mediante una persona con autoridad suficiente para actuar en su nombre, constituye un requisito para la activación del Servicio.

Vanguardia Tech podrá abstenerse de provisionar o habilitar el Servicio mientras dicha aceptación no haya sido acreditada por un medio razonablemente suficiente.

Si durante la vigencia 1Password requiere una aceptación, actualización o actuación adicional indispensable para mantener el acceso a su tecnología, el Cliente deberá realizarla oportunamente.

2.4 Cumplimiento

El Cliente será responsable de procurar que sus Usuarios Autorizados utilicen la tecnología conforme a los Términos de 1Password y de cumplir las obligaciones que le correspondan respecto de dichos usuarios.

Cuando el incumplimiento de esos términos impida o haga improcedente mantener el acceso, Vanguardia Tech podrá adoptar las medidas previstas en estas CE y en los TGS.

2.5 Alcance de los Términos de 1Password

Los Términos de 1Password regulan las condiciones propias de la tecnología de ese fabricante.

No modifican por sí solos las condiciones económicas acordadas entre Vanguardia Tech y el Cliente, la responsabilidad propia de Vanguardia Tech, ni la ley aplicable o jurisdicción que rigen la relación contractual entre ambos.

La contratación del Servicio tampoco atribuye a 1Password garantías, niveles de servicio, indemnizaciones, obligaciones de soporte ni otros compromisos distintos de aquellos que el propio fabricante haya asumido.

3. Capacidad contratada y administración

3.1 Capacidad

El Servicio se contrata por la capacidad indicada en el Documento de Contratación, independientemente del número de espacios que el Cliente utilice efectivamente en un momento determinado.

Vanguardia Tech configurará el límite correspondiente a la capacidad contratada.

El Cliente no podrá incorporar usuarios por encima de dicho límite sin haber contratado y activado previamente una ampliación de capacidad.

3.2 Ampliaciones

Las ampliaciones se realizarán mediante los bloques de capacidad, add-ons u otras modalidades disponibles en el Documento de Contratación.

La capacidad adicional estará disponible una vez cumplidos los requisitos comerciales, económicos y técnicos necesarios para su activación.

Salvo disposición distinta en el Documento de Contratación, una ampliación se integrará al Servicio existente, vencerá junto con este y no generará por sí sola una fecha de renovación independiente.

3.3 Reducciones

Las reducciones de capacidad surtirán efecto a partir de la siguiente renovación aplicable, siempre que sean solicitadas conforme a los mecanismos y plazos contractualmente establecidos.

La capacidad contratada y no utilizada durante un período vigente no genera derecho a crédito, devolución o reducción retroactiva.

3.4 Administración híbrida

El Servicio utiliza un modelo de administración híbrida.

Dentro de la capacidad contratada y de las funcionalidades disponibles, los administradores autorizados por el Cliente podrán realizar las operaciones ordinarias que les correspondan, incluyendo altas y bajas de usuarios, administración de grupos, bóvedas y permisos.

Vanguardia Tech administrará los componentes propios del modelo MSP, incluyendo la capacidad contratada, activación de ampliaciones, gobierno general del Servicio administrado, asistencia administrativa razonable, soporte CTS y relación operativa con 1Password.

3.5 Decisiones de acceso

Corresponde exclusivamente al Cliente determinar qué personas deben acceder a sus credenciales, bóvedas, grupos, información y demás recursos.

Vanguardia Tech podrá implementar o asistir con las configuraciones solicitadas dentro del alcance contratado, pero no sustituye al Cliente en las decisiones empresariales sobre autorización, segregación de funciones, permanencia o necesidad de acceso.

4. Puesta en Marcha Express y migración asistida

4.1 Puesta en Marcha Express

Cuando forme parte de la contratación, la Puesta en Marcha Express constituye la fase inicial de provisionamiento, configuración y habilitación del Servicio.

Su alcance específico será el indicado en el Documento de Contratación correspondiente.

Según dicho alcance, podrá comprender configuración inicial del entorno, aplicación del baseline estándar de Vanguardia Tech, configuración de administradores, estructura inicial de grupos y bóvedas, habilitación para la incorporación de usuarios, migración asistida, capacitación, validación y entrega del Servicio a operación y soporte CTS.

4.2 Migración asistida

La migración incluida en la Puesta en Marcha Express tiene carácter asistido.

Vanguardia Tech orientará al Cliente sobre el proceso, podrá acompañar el uso de las herramientas disponibles y atenderá consultas razonables relacionadas con la migración incluida.

Salvo contratación expresa, la migración asistida no comprende:

• digitación manual de credenciales;
• clasificación o depuración masiva de información;
• consolidación de múltiples fuentes desordenadas;
• migración manual individual realizada por personal de Vanguardia Tech; ni
• trabajos extensivos de limpieza, transformación o reorganización de datos.

4.3 Cooperación del Cliente

El Cliente deberá proporcionar oportunamente la información, administradores, usuarios, estructura organizacional, fuentes de migración, decisiones de acceso y demás elementos razonablemente necesarios para ejecutar la Puesta en Marcha Express.

Los retrasos o imposibilidad de completar actividades por falta de dichos elementos se regirán por las reglas de cooperación, alcance y dependencias establecidas en los TGS.

4.4 Finalización

La Puesta en Marcha Express se considerará completada cuando Vanguardia Tech haya ejecutado o puesto razonablemente a disposición del Cliente las actividades comprendidas en el alcance contratado y el entorno se encuentre razonablemente habilitado para su operación.

Su finalización no estará condicionada a que:

• el cien por ciento de los usuarios haya activado su cuenta;
• todos los usuarios hayan instalado aplicaciones o extensiones; o
• la totalidad de las credenciales o información del Cliente haya sido migrada.

La falta de utilización por parte del Cliente de una sesión, actividad o recurso que haya sido puesto razonablemente a su disposición no impedirá por sí sola la finalización de la Puesta en Marcha Express.

5. Responsabilidades operativas y seguridad de credenciales

5.1 Funciones de Vanguardia Tech

Dentro del alcance contratado, Vanguardia Tech será responsable de las actividades propias del Servicio que se encuentren bajo su control, incluyendo, según corresponda:

• provisionar y configurar el entorno;
• establecer la capacidad contratada;
• ejecutar la Puesta en Marcha Express;
• administrar los componentes propios del modelo MSP;
• prestar soporte mediante CTS;
• gestionar las ampliaciones de capacidad contratadas;
• brindar asistencia administrativa razonable;
• escalar a 1Password los asuntos que razonablemente lo requieran; y
• realizar las actuaciones administrativas de transición previstas en estas CE.

Estas obligaciones quedan sujetas al alcance contratado y a las Dependencias Externas correspondientes.

5.2 Responsabilidades del Cliente

Además de las obligaciones previstas en los TGS, corresponde al Cliente:

• designar sus contactos y administradores autorizados;
• proporcionar información correcta y suficiente para la activación y administración del Servicio;
• definir usuarios, grupos, permisos, bóvedas y necesidades de compartición;
• administrar razonablemente el ciclo de vida de sus usuarios y accesos;
• proteger sus credenciales, dispositivos y mecanismos de autenticación;
• utilizar el Servicio conforme a los Documentos Contractuales y los Términos de 1Password;
• comunicar oportunamente cambios de administradores o personal que requieran revocación de accesos; y
• contratar la ampliación correspondiente antes de incorporar usuarios que excedan la capacidad contratada.

5.3 Seguridad de credenciales y accesos

El Cliente será responsable de la administración y seguridad de las credenciales, dispositivos, cuentas, mecanismos de autenticación y accesos que se encuentren bajo su control, así como de las actuaciones de sus Usuarios Autorizados.

El Cliente deberá administrar razonablemente dichos accesos, revocar aquellos que hayan dejado de ser necesarios y comunicar sin demora cualquier compromiso conocido o razonablemente sospechado de credenciales relevantes para el Servicio.

La utilización del Servicio no garantiza que una credencial incorporada o migrada no hubiera sido previamente divulgada, reutilizada, comprometida o utilizada sin autorización.

Salvo que un incidente resulte directamente atribuible al incumplimiento de una obligación de Vanguardia Tech bajo su control, Vanguardia Tech no responderá por accesos o actuaciones derivados de phishing, malware, dispositivos comprometidos, reutilización o divulgación previa de contraseñas, autorizaciones otorgadas por el Cliente, actuaciones de Usuarios Autorizados u otras circunstancias fuera de su control razonable.

Lo anterior se entiende sin perjuicio de las reglas generales de responsabilidad y seguridad establecidas en los TGS.

5.4 Credenciales preexistentes y rotación

La incorporación de una credencial al Servicio no elimina ni subsana una exposición, divulgación o compromiso ocurrido con anterioridad.

Como práctica de seguridad, especialmente durante la Puesta en Marcha Express, el Cliente deberá evaluar y, cuando razonablemente corresponda, rotar o sustituir credenciales que:

• hayan sido previamente compartidas por medios no controlados;
• sean reutilizadas en distintos servicios;
• hayan estado al alcance de personas que ya no deban conservar acceso; o
• presenten indicios o sospechas razonables de compromiso.

Cuando los sistemas correspondientes lo permitan, el Cliente deberá evaluar además la utilización de mecanismos adicionales de autenticación.

Vanguardia Tech podrá proporcionar orientación general sobre estas prácticas, pero, salvo contratación expresa, no realiza una auditoría integral de las credenciales del Cliente ni asume la obligación de detectar compromisos ocurridos antes de su incorporación al Servicio.

6. Soporte CTS y acceso administrativo

6.1 Soporte CTS

El soporte contractual frente al Cliente será prestado a través de CTS Vanguardia Lab.

Dentro del alcance estándar, CTS podrá atender razonablemente asuntos relacionados con acceso y activación, recuperación, aplicaciones y extensiones de 1Password, consultas funcionales, usuarios, grupos, bóvedas, capacidad, licenciamiento y asistencia administrativa básica.

El soporte se encuentra sujeto a un criterio de uso razonable y a los canales, horarios, prioridades y niveles de atención vigentes de CTS o expresamente establecidos en el Documento de Contratación.

6.2 Escalamiento a 1Password

Cuando la naturaleza de un caso lo requiera, Vanguardia Tech podrá escalarlo a 1Password mediante los canales correspondientes a su relación MSP.

El escalamiento no implica que 1Password asuma una obligación directa de soporte frente al Cliente ni convierte los tiempos de atención, investigación o resolución del fabricante en un SLA de Vanguardia Tech.

6.3 Mínimo privilegio

Vanguardia Tech aplicará el principio de mínimo privilegio respecto de los accesos administrativos utilizados para operar y soportar el Servicio.

La existencia de capacidades o permisos administrativos técnicos no constituye autorización general para consultar el contenido almacenado en las bóvedas del Cliente.

6.4 Acceso al contenido de bóvedas

Vanguardia Tech no accederá al contenido de las bóvedas del Cliente salvo que concurran las siguientes condiciones:

• exista autorización expresa del Cliente;
• el acceso resulte técnicamente necesario para ejecutar una actividad autorizada; y
• el acceso se limite razonablemente a dicha actividad.

Una solicitud de soporte no se interpretará por sí sola como autorización general para consultar contenidos que no resulten necesarios para atender el asunto correspondiente.

7. Dependencia de 1Password, cambios y suspensión

7.1 Dependencia Externa

El Cliente reconoce que la prestación del Servicio depende materialmente de la tecnología, infraestructura y continuidad de 1Password.

Vanguardia Tech no controla las decisiones propias del fabricante relacionadas con disponibilidad de su plataforma, infraestructura, funcionalidades, roadmap, políticas, mantenimiento, precios, restricciones, términos, territorios o discontinuación.

Estas materias se regirán por el régimen de Terceros y Dependencias Externas previsto en los TGS.

7.2 Cambios del fabricante

Los cambios introducidos por 1Password podrán requerir ajustes razonables en la configuración, operación o forma de prestación del Servicio.

Cuando un cambio externo requiera migraciones, rediseños, integraciones, reimplementaciones u otros trabajos materiales que excedan el alcance contratado, dichos trabajos podrán ser tratados como servicios adicionales conforme a los TGS.

7.3 Disponibilidad y seguridad

Salvo compromiso expreso incorporado al Documento de Contratación, Vanguardia Tech no garantiza disponibilidad absoluta, ausencia total de errores, continuidad ininterrumpida ni seguridad infalible de la tecnología de 1Password.

Lo anterior no limita las obligaciones propias asumidas por Vanguardia Tech respecto de las actividades y componentes bajo su control.

7.4 Limitación o suspensión

Sin perjuicio de las causales generales establecidas en los TGS, Vanguardia Tech podrá limitar o suspender total o parcialmente el acceso al Servicio cuando resulte razonablemente necesario por:

• incumplimiento de los Términos de 1Password;
• riesgo material de seguridad;
• sanciones o restricciones comerciales aplicables;
• obligación legal, regulatoria u orden de autoridad competente;
• indisponibilidad o restricción de una tecnología necesaria para prestar el Servicio; o
• requerimiento legítimo de 1Password necesario para proteger su plataforma o cumplir obligaciones legales o contractuales aplicables.

Cuando resulte técnica y razonablemente posible, la medida se limitará al usuario, cuenta, componente o parte afectada.

7.5 Imposibilidad de continuidad

Si una restricción de 1Password, una obligación legal o una Dependencia Externa hace técnica o jurídicamente inviable continuar el Servicio, se aplicarán las reglas de suspensión, terminación, efectos económicos y transición establecidas en los TGS y en estas CE.

7.6 Restricciones territoriales y comerciales

La activación y continuidad del Servicio quedan sujetas a las sanciones, controles comerciales, restricciones territoriales y demás limitaciones legal o contractualmente aplicables a Vanguardia Tech o a 1Password.

8. Propiedad intelectual y privacidad

8.1 Tecnología de 1Password

El software, marcas, documentación y demás tecnología de 1Password pertenecen a sus respectivos titulares.

La contratación del Servicio concede al Cliente únicamente los derechos de acceso y utilización que resulten necesarios y permitidos durante su vigencia, sujetos a los Términos de 1Password.

Nada en estas CE transfiere al Cliente propiedad intelectual de 1Password ni amplía los derechos concedidos por dicho fabricante.

8.2 Propiedad intelectual de Vanguardia Tech

La contratación del Servicio no modifica el régimen de propiedad intelectual de Vanguardia Tech, Componentes Reutilizables ni demás materiales regulados en los TGS.

8.3 Participación de 1Password en el tratamiento de información

El Cliente reconoce que 1Password participa como proveedor tecnológico del Servicio y podrá procesar información en la medida necesaria para proporcionar, operar, proteger y soportar su tecnología, conforme a los documentos contractuales y de privacidad que le resulten aplicables.

Cuando Vanguardia Tech trate datos personales por cuenta del Cliente, los roles, obligaciones, subprocesamiento, medidas y demás condiciones específicas de privacidad se regirán por los TGS y, cuando corresponda, por el DPA aplicable.

8.4 Autorizaciones

El Cliente deberá contar con las autorizaciones, bases jurídicas y demás condiciones que legalmente le correspondan para utilizar el Servicio y permitir los tratamientos de información necesarios para su prestación.

Estas CE no sustituyen ni pretenden reproducir el DPA aplicable.

9. Vigencia, renovación, terminación y transición

9.1 Suscripción con Plazo Comprometido

El Servicio constituye una Suscripción con Plazo Comprometido.

Su período inicial será el indicado en el Documento de Contratación.

Salvo disposición expresa en contrario, las modalidades comerciales estándar son de seis (6) o doce (12) meses.

9.2 Renovación automática

Salvo que el Documento de Contratación disponga expresamente otra cosa, al finalizar el período vigente el Servicio se renovará automáticamente por un período equivalente al inmediatamente anterior:

• seis (6) meses, para contrataciones semestrales; o
• doce (12) meses, para contrataciones anuales.

9.3 No renovación

El Cliente podrá impedir la renovación mediante comunicación escrita enviada exclusivamente a:

renovaciones@vanguardialab.com

con al menos quince (15) Días Hábiles de anticipación al vencimiento del período vigente.

La solicitud deberá permitir identificar razonablemente al Cliente y al Servicio y contener una manifestación inequívoca de no renovación.

Los mensajes enviados únicamente a WhatsApp, soporte, personal comercial u otros canales no designados no constituirán una notificación válida de no renovación, salvo confirmación expresa por escrito de Vanguardia Tech de que fueron recibidos y procesados con ese carácter.

9.4 Efectos de la no renovación

La notificación de no renovación no constituye una terminación anticipada del período vigente ni modifica las obligaciones económicas asumidas durante dicho período.

La falta total o parcial de utilización del Servicio tampoco constituye por sí sola una solicitud de no renovación ni genera derecho a devolución.

El Cliente no dispone de un derecho general de terminación anticipada por conveniencia respecto de una Suscripción con Plazo Comprometido, salvo que el Documento de Contratación establezca expresamente lo contrario.

9.5 Transición administrativa

Cuando el Servicio finalice por una no renovación válidamente comunicada, Vanguardia Tech realizará, durante la vigencia restante del Servicio, las actuaciones administrativas razonablemente necesarias y técnicamente disponibles para facilitar la desvinculación del entorno del Cliente respecto de la estructura MSP de Vanguardia Tech o su transferencia hacia una modalidad o proveedor elegible designado oportunamente por el Cliente.

La transición queda sujeta a las capacidades de la tecnología, los Términos de 1Password, la cooperación del Cliente y las actuaciones que deban realizar terceros.

9.6 Responsabilidad del Cliente durante la transición

El Cliente será responsable de definir oportunamente el destino de su entorno y de proporcionar, antes del vencimiento, los contactos, instrucciones, aceptaciones, cuentas y demás elementos necesarios para ejecutar la transición.

La comunicación de no renovación deberá realizarse con suficiente anticipación para que el Cliente pueda coordinar las actuaciones que le correspondan durante la vigencia restante.

9.7 Vencimiento del Servicio

La notificación de no renovación no amplía la vigencia del Servicio.

Vanguardia Tech no estará obligada a mantener activo el Servicio, la capacidad contratada, el entorno MSP ni otros componentes asociados después de la fecha de vencimiento por el hecho de que el Cliente no haya completado su decisión, contratación o transición.

Al finalizar la suscripción cesarán los derechos de acceso y uso correspondientes, sujetos a las condiciones técnicas y de Terceros aplicables.

9.8 Alcance de la transición incluida

La transición administrativa razonable prevista en estas CE no comprende automáticamente:

• migraciones extensivas;
• extracción extraordinaria de información;
• transformación, limpieza o reorganización de datos;
• documentación especial;
• implementación o configuración con otro proveedor;
• rediseño de bóvedas, grupos, permisos o arquitectura; ni
• otros servicios profesionales que excedan las actuaciones administrativas ordinarias necesarias para finalizar la relación MSP.

Estos trabajos podrán ser cotizados y contratados separadamente.

9.9 Asistencia posterior al vencimiento

Cualquier asistencia solicitada después del vencimiento estará sujeta a viabilidad técnica, disponibilidad, alcance acordado, tarifas vigentes y, cuando corresponda, pago anticipado.

Vanguardia Tech no garantiza que una actuación que hubiera podido realizarse durante la vigencia continúe técnica o contractualmente disponible después de su vencimiento.

9.10 Servicios adicionales

Cualquier actividad que exceda el alcance contratado podrá requerir una contratación adicional.

Entre otros, podrán contratarse separadamente migraciones avanzadas, administración delegada, capacitación adicional, integraciones, SSO, SCIM, APIs, configuraciones avanzadas de identidad, servicios de adopción, consultoría o trabajos especiales.